Turun yliopiston Brahea-keskus | in English  

Kongressitoimisto


Tulevat kongressit:


TABLET 2017

Gerontologia 2017

LaP 2017

PET 2017


Lisää...

 

HUOM! Tätä sivustoa ei enää päivitetä. Päivitetyt tiedot löytyvät uusilta sivuiltamme osoitteesta aboaservices.fi.

 

Tarjouspyyntö

Rastita oheiseen luetteloon ne tehtävät, joihin haluat Kongressitoimiston osallistuvan.
Tarjouspyyntöösi pyritään vastaamaan mahdollisimman pian.

Kongressin tiedot

kansainvälinen
pohjoismainen
kotimainen

Kongressin nimi


Ajankohta


Paikka


Järjestäjä


Osallistujamäärä



Kutsuttujen luennoitsijoiden määrä


Abstraktimäärä / josta postereita (kpl)



Rinnakkaissessioiden määrä


Näytteilleasettajien ja sponsorien määrä


1. Kongressitoimistona toimiminen

osallistujien rekisteröinti ja osallistumisen vahvistaminen kirjallisesti (ilmoittautumisten vastaanottamisessa käytetään Kongressitoimiston omaa sähköistä lomaketta)

majoitus: majoituksen järjestämiseen liittyvä yhteydenpito hotellien kanssa, majoitusvarausten rekisteröinti ja vahvistaminen osallistujille kirjallisesti (kongressitoimisto saa majoitusvarauksista hotellien maksaman komission, joka sisältyy huonehintaan)

osallistumiseen liittyvä rahaliikenne; osallistumismaksut ja sosiaalisen ohjelman maksut (vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi, perintä ja mahdolliset palautukset)

kirjeenvaihto kutsuttujen luennoitsijoiden kanssa (esim. matkalaskut, majoitusohjeet)

osallistujaluettelo (kongressijärjestelmän tarjoamassa muodossa)

esitepostitukset ja/tai sähköpostimarkkinointi

tapahtuma-aikaisen kongressitoimiston organisointi ja miehittäminen riittävällä henkilökunnalla

 


 

2. Tapahtuman käytännön järjestelyjen hoitaminen

yhteydenpito kokouspaikkaan (tilatarve, välineistöt, aikataulut, tekniikka jne)

neuvottelut ruokailuista ja taukotarjoiluista,erikoisruokavalioiden ilmoittaminen

osallistuminen kokoustekniikan järjestelyihin ennen tapahtumaa

kuljetusten järjestäminen hotellien ja kongressipaikan välillä kongressipäivinä

Huom! AV-vastuuhenkilö nimettävä erikseen; lisäksi kokouksen aikana erilliset kokousavustajat.

 

3. Sosiaalinen ohjelma

tapahtumaan liittyvän sosiaalisen ja mahdollisen seuralaisten lisäohjelman suunnittelu yhteistyössä järjestäjien kanssa

ohjelman käytännön järjestelyt (kuljetukset, aikataulut, tarjoilut jne)

 

4. Maksuliikenne

budjetin laatiminen yhteistyössä järjestäjien kanssa

kongressin maksuliikenteen hoitaminen (laskut, talousseuranta, lopputilitys)

mahdollisten avustuskirjelmien liitteiden (esim. budjetti) laatiminen, tilitysten laatiminen selvitysten liitteiksi kongressin jälkeen

Huom! Kongressitoimiston maksuliikenne hoidetaan Turun yliopiston taloustoimiston ja kirjanpidon kautta.

 

5. Tiedotus

tiedotuksen käytännön järjestelyt (lehdistötiedotteiden postitus Turun yliopiston järjestämissä kongresseissa, lehdistötilaisuuksien järjestelyt)

Huom! tiedotusvastuuhenkilö nimettävä erikseen.

 

6. Painotyöt/kopioinnit ja www-sivut

painotöiden suunnittelu yhteistyössä järjestäjien kanssa (esim. first announcement, ohjelma- ja abstraktikirja), painettavan materiaalin muokkaaminen tekstinkäsittely- tai taitto-ohjelmalla painokuntoon

painotöihin liittyvä yhteistyö kirjapainon kanssa (tarjouspyynnöt, tilaukset, toimitukset)

osallistujien nimilappujen tekeminen (nimilapuista ja muovitaskuista sovitaan erikseen)

kongressisalkkujen/kansioiden tilaaminen, painattaminen, kokoaminen, pakkaaminen ja toimittaminen kongressipaikalle

osallistujille tapahtuman alussa jaettavan, käytännön järjestelyihin liittyvän materiaalin laatiminen ja/tai hankkiminen (lipukkeet, ohjelmat, kartat)

tarvittavien kylttien ja opasteiden tekeminen/teettäminen

 

osallistumistodistuksen laatiminen ja painattaminen


lehtimainosten laatiminen ja yhteistyö lehtien toimituksien kanssa

www-sivujen perusrakenteen laadinta ja sisällön päivittäminen, sivujen toteutukseen liittyvä yhteistyö tietojenkäsittelyalan ammattilaisen kanssa (tarjouspyynnöt, tilaukset), sivujen sijainti sovittava erikseen

 

7. Abstraktien vastaanotto ja tekninen käsittely

abstraktien vastaanotto ja rekisteröinti

abstraktien postittaminen mahdollista arviointia varten

hyväksymis/hylkäämiskirjeiden lähettäminen

yhteydenpito abstraktin esittäjiin (esim. ilmoittautumisohjeet, esitysohjeet, esitysten vastaanottaminen ennen kongressia)

 

8. Tulkkaus

yhteydet tulkkeihin (kongressimateriaalin toimitus, informaation kokouspaikasta jne.)

yhteydet tulkkaus- ja kongressitekniikan toimittajiin

 

9. Näyttelyt

a) Posterinäyttely

posteritaulujen hankkiminen ja kuljetuksen järjestäminen

posteritaulujen merkkaaminen sovitulla tavalla

mahdollisen posteriluettelon laatiminen

 

b) Kaupallinen näyttely

markkinointipostitus

ilmoittautumismateriaalin laatiminen (näyttelykirje, näyttelylomake)

ilmoittautumisten vastaanottaminen, näyttelymaksujen laskuttaminen, rekisteröinti ja vahvistaminen kirjallisesti

näyttelyyn liittyvän kirjallisen materiaalin laatiminen (näyttelykartta, näyttelyluettelo)

yhteydet kokouspaikan ja näytteilleasettajien kanssa (tilat, kalustus, sähköistys), näyttelyvastuuhenkilö nimettävä erikseen

 

Lähettäjän tiedot

Nimi


Toimipaikka


Osoite


Postitoimipaikka


Puhelin


Matkapuhelin


Telefax


Sähköposti


Tarjous kongressipalveluista tulee lähettää mennessä.

Vapaamuotoinen viesti (täyttäen)

     

Mistä veloitamme?

Kongressitoimiston veloitus yllä mainittujen tehtävien hoidosta on rakenteeltaan perusmaksu + per capita maksu. Veloitus sisältää tehtävien hoitoon liittyvät työkustannukset sekä yleisiä toimisto-, puhelin- ja faksikuluja. Veloitus ei kuitenkaan sisällä erillisiä postitus-, monistus-, painatus- yms. kuluja, vaan ne maksetaan tapahtuman budjetista. Korvaus vähennetään saaduista kongressimaksuista tapahtuman lopputilityksen yhteydessä. Veloitus ei myöskään sisällä arvonlisäveroa, miltä osin pidätämme oikeuden tarkistaa hintaa myöhemmin. Tarjous annetaan kuluvan vuoden hinnoissa, veloitus tehdään kongressivuoden indeksillä (Suomen Pankki) kerrottuna.

 

Työnjako

Tapahtuman muista kuin tarjouksessa mainituista järjestelyistä huolehtii järjestelytoimikunta, jolla on kokonaisuudessaan taloudellinen vastuu tapahtumasta. Järjestelytoimikunnalla on vastuu myös tapahtumien etenemisestä siten, että Kongressitoimiston vastuulla olevat tehtävät on mahdollista hoitaa sovitulla tavalla. Kongressitoimiston edustaja osallistuu mahdollisuuksien mukaan järjestelytoimikunnan kokouksiin.

Mikäli Kongressitoimisto osallistuu tarjouksessa mainittujen tehtävien lisäksi muihin tapahtuman järjestelyihin, on niistä sovittava erikseen. Mikäli tapahtuma jostain syystä peruuntuu, arvioidaan Kongressitoimiston siihen mennessä käyttämä aika ja peritään tästä työstä kohtuullinen korvaus.