Tarjouspyyntö

Rastita oheiseen luetteloon ne tehtävät, joihin haluat Kongressitoimiston osallistuvan.
Tarjouspyyntöösi pyritään vastaamaan mahdollisimman pian.

Kongressin tiedot

kansainvälinen
pohjoismainen
kotimainen

Kongressin nimi


Ajankohta


Paikka


Arvioitu osallistujamäärä


Arvioitu abstraktimäärä


Järjestäjä


Rinnakkaissessioiden arvioitu määrä


1. Kongressitoimistona toimiminen

osallistujien rekisteröinti ja osallistumisen vahvistaminen kirjallisesti
majoitus: majoituksen järjestämiseen liittyvä yhteydenpito hotellien kanssa, majoitusvarausten rekisteröinti ja vahvistaminen osallistujille kirjallisesti (kongressitoimisto saa majoitusvarauksista hotellien maksaman komission, joka sisältyy huonehintaan)
osallistumiseen liittyvä rahaliikenne; osallistumismaksut ja sosiaalisen ohjelman maksut (vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi, perintä ja mahdolliset palautukset)
kirjeenvaihto kutsuttujen luennoitsijoiden kanssa (esim. matkalaskut, majoitusohjeet)
osallistujien nimilappujen tekeminen (nimitarrat suoraan kongressijärjestelmästä, nimilapuista ja muovitaskuista sovitaan erikseen)
kongressisalkkujen/kansioiden kokoaminen/pakkaaminen
osallistujille tapahtuman alussa jaettavan, käytännön järjestelyihin liittyvän materiaalin laatiminen ja/tai hankkiminen (lipukkeet, ohjelmat, kartat)
osallistujaluettelo (kongressijärjestelmän tarjoamassa muodossa)
   
esitepostitukset
tapahtuma-aikaisen kongressitoimiston organisointi ja miehittäminen riittävällä henkilökunnalla

 

 

2. Tapahtuman käytännön järjestelyjen hoitaminen

yhteydenpito kokouspaikkaan (tilatarve, välineistöt, aikataulut, tekniikka jne)
neuvottelut ruokailuista ja taukotarjoiluista
osallistuminen kokoustekniikan järjestelyihin ennen tapahtumaa

Huom! AV-vastuuhenkilö nimettävä erikseen; lisäksi kokouksen aikana erilliset kokousavustajat.

 

3. Sosiaalinen ohjelma

tapahtumaan liittyvän sosiaalisen ja mahdollisen seuralaisten lisäohjelman suunnittelu yhteistyössä järjestäjien kanssa
ohjelman käytännön järjestelyt (kuljetukset, aikataulut, tarjoilut jne)

 

4. Maksuliikenne

budjetin laatiminen yhteistyössä järjestäjien kanssa
projektitilin avaaminen

kongressin maksuliikenteen hoitaminen (laskut, talousseuranta, lopputilitys)
mahdollisten avustuskirjelmien laatiminen

Huom! Kongressitoimiston maksuliikenne hoidetaan yliopiston taloustoimiston ja kirjanpidon kautta.

 

5. Tiedotus

tiedotuksen käytännön järjestelyt (lehdistötiedotteiden postitus, lehdistötilaisuuksien järjestelyt)

Huom! tiedotusvastuuhenkilö nimettävä erikseen.

 

6. Painotyöt/kopioinnit ja www-sivut

yksinkertaisten painotöiden (juliste, kirjepaperit ja -kuoret, first announcement, second announcement, ilmoittautumislomake, ohjelma, abstraktilomake ja -ohjeet, abstraktikirja) suunnittelu yhteistyössä järjestäjien kanssa, tekstien kirjoittaminen tekstinkäsittely- tai taitto-ohjelmalla painokuntoon; vaativampaan graafiseen suunnitteluun on käytettävä alan ammattilaista
painotöihin liittyvä yhteistyö kirjapainon kanssa (tarjouspyynnöt, tilaukset, toimitukset)
tarvittavien kylttien ja opasteiden tekeminen/teettäminen
kongressin aikana jaettavan materiaalin monistus ja jakelu
www-sivujen perusrakenteen laadinta ja sisällön päivittäminen, sivujen toteutukseen liittyvä yhteistyö tietojenkäsittelyalan ammattilaisen kanssa (tarjouspyynnöt, tilaukset), sivujen sijainti sovittava erikseen

 

7. Abstraktien vastaanotto ja tekninen käsittely

abstraktien vastaanotto ja rekisteröinti
abstraktien postittaminen mahdollista arviointia varten
hyväksymis/hylkäämiskirjeiden lähettäminen

 

8. Tulkkaus

yhteydet tulkkeihin (kongressimateriaalin toimitus, informaation kokouspaikasta jne.)
yhteydet tulkkaus- ja kongressitekniikan toimittajiin

 

9. Näyttelyt

a) Posternäyttely

postertaulujen hankkiminen ja kuljetuksen järjestäminen
postertaulujen merkkaaminen sovitulla tavalla
mahdollisen posterluettelon laatiminen

b) Kaupallinen näyttely

kirjeenvaihto näytteilleasettajien kanssa

ilmoittautumiset, rekisteröinti ja vahvistaminen kirjallisesti
näyttelyyn liittyvän kirjallisen materiaalin laatiminen
yhteydet kokouspaikan ja näytteilleasettajien kanssa, näyttelyvastuuhenkilö nimettävä erikseen

 

Lähettäjän tiedot

Nimi


Toimipaikka


Osoite


Postitoimipaikka


Puhelin


Matkapuhelin


Telefax


Sähköposti


Tarjous kongressipalveluista tulee lähettää mennessä.

Vapaamuotoinen viesti (täyttäen)

Mistä veloitamme?

Kongressitoimiston veloitus yllä mainittujen tehtävien hoidosta on rakenteeltaan perusmaksu + per capita maksu. Veloitus sisältää tehtävien hoitoon liittyvät työkustannukset sekä yleisiä toimisto-, puhelin- ja faksikuluja. Veloitus ei kuitenkaan sisällä erillisiä postitus-, monistus-, painatus- yms. kuluja, vaan ne maksetaan tapahtuman budjetista. Korvaus vähennetään saaduista kongressimaksuista tapahtuman lopputilityksen yhteydessä. Veloitus ei myöskään sisällä arvonlisäveroa, miltä osin pidätämme oikeuden tarkistaa hintaa myöhemmin. Tarjous annetaan kuluvan vuoden hinnoissa, veloitus tehdään kongressivuoden indeksillä (Suomen Pankki) kerrottuna.

 

Työnjako

Tapahtuman muista kuin tarjouksessa mainituista järjestelyistä huolehtii järjestelytoimikunta, jolla on kokonaisuudessaan taloudellinen vastuu tapahtumasta. Järjestelytoimikunnalla on vastuu myös tapahtumien etenemisestä siten, että Kongressitoimiston vastuulla olevat tehtävät on mahdollista hoitaa sovitulla tavalla. Kongressitoimiston edustaja osallistuu mahdollisuuksien mukaan järjestelytoimikunnan kokouksiin.

Mikäli Kongressitoimisto osallistuu tarjouksessa mainittujen tehtävien lisäksi muihin tapahtuman järjestelyihin, on niistä sovittava erikseen. Mikäli tapahtuma jostain syystä peruuntuu, arvioidaan Kongressitoimiston siihen mennessä käyttämä aika ja peritään tästä työstä kohtuullinen korvaus.